Zgłoszenia
Moduł Zgłoszenia znajduje się w Menu .
Zgłoszenia to usługa służąca do komunikacji pomiędzy Kupującym a Sprzedającym.
Zgłoszenia podlegają integracji z programem WAPRO Mag, która funkcjonuje w wersji komunikatów 3.14 wprowadzonych w WAPRO Mag w wersji 8.80.0 wydanej 3 października 2022. Wprowadzane przez klientów zgłoszenia (np. reklamacje) przekazywane są do programu WAPRO Mag, z komentarzami i ewentualnym załącznikiem plikowym, zwrotnie natomiast integrowane są statusy zgłoszeń oraz komentarze.
Funkcjonalność Zgłoszenia jest usługą dodatkowo płatną. Zakupu usługi na wybrany okres można dokonać z poziomu modułu Moje rozrachunki().
Moduł Zgłoszeń, udostępniono w nowej technologii. Obecnie dostępne są opcje podglądu, tworzenia oraz zarządzenia Zgłoszeniami w Panelu Administracyjnym .
Konfiguracja Zgłoszeń jest obecnie dostępna po kliknięciu przycisku Konfiguracja, w prawym górnym rogu po w module Zgłoszeń. Udostępnienie ustawień konfiguracji w nowej technologii planowane jest w kolejnych wersjach.
| Dla Sklepów z włączoną kontrolą uprawnień () Zgłoszenia widoczne są dla Użytkowników z aktywną rolą "Menadżer zgłoszeń - Ma dostęp do funkcji przeglądania i tworzenia zgłoszeń". |
Konfiguracja
Zakładka Konfiguracja jest widoczna tylko dla Operatorów z odpowiednim uprawnieniem i umożliwia tworzenie nowych rodzajów Zgłoszeń oraz modyfikacje i usuwanie już istniejących konfiguracji. Zarządzanie konfiguracją Zgłoszeń zostało podzielone na zakładki:
-
Kategorie zgłoszeń,
-
Typy zgłoszeń,
-
Klasyfikacja zgłoszeń
-
Atrybuty zgłoszeń,
-
Konfiguracja ogólna.
Kategorie zgłoszeń
Kategorie zgłoszeń to główna hierarchia Zgłoszeń grupująca Typy zgłoszeń. W zakładce dostępna jest opcja dodawanie nowych Kategorii zgłoszeń i ich podział na kategorie nadrzędne i podkategorie. Możliwa jest również zmiana kolejności kategorii oraz edycja i usuwanie istniejących kategorii (pod przyciskiem Operacje).
| W firmie zatrudnione są trzy osoby odpowiedzialne za obsługę Kontrahentów. Każda z nich odpowiada za inny etap procesu zakupowego: towar na zamówieniu, logistyka oraz płatności i faktury. W takim przypadku, aby ułatwić pracę Operatorom, należy dodać kategorie, które pozwolą im w łatwy sposób wyszukać zgłoszenia dotyczące ich specjalizacji np. Zamówienie, Transport, Faktura i płatność. Dzięki temu Użytkownik będzie miał możliwość wstępnego zawężenia tematu zgłoszenia. np. w przypadku wystąpienia problemu z Fakturą wybierze z listy dostępnych opcji kategorię Faktura i płatność, a zgłoszenie trafi do odpowiedniego Operatora. |
Typy zgłoszeń
Typ zgłoszenia pozwala na doprecyzowanie zakresu Zgłoszenia. W zakładce można dodawać Typy zgłoszeń, zmieniać ich kolejność na liście, a także - za pomocą Operacji - edytować, dezaktywować lub usuwać już istniejące.
Definiując nowy Typ zgłoszenia, można ustawić szereg opcji, pozwalający na dostosowanie go do własnych potrzeb. Pola wymagane oznaczone są gwiazdką. Podczas dodawania Typu zgłoszenia dostępne są:
-
Nazwa - nazwa typu zgłoszenia - pole obowiązkowe;
-
Opis - opcjonalny opis Typu zgłoszenia, który będzie wyświetlany w Sklepie podczas składania Zgłoszenia danego Typu;
-
Strategia typu zgłoszenia - opcja wymagana. Dostępne są strategie:
-
Domyślna – ogólny typ zgłoszenia;
-
Zamówienie – dotyczy konkretnego Zamówienia. Tworzącemu Zgłoszenie zostanie wyświetlone dodatkowe pole do podania (wyszukania) numeru Zamówienia, którego dotyczy Zgłoszenie;
-
Produkt na zamówieniu – dotyczy konkretnego Produktu i Zamówienia. W przypadku użycia tej opcji tworzącemu Zgłoszenie zostaną wyświetlone dodatkowe pola pozwalające na określenie, o jaki Produkt i Zamówienie chodzi, oraz wskazanie ilości reklamowanej. Lista dostępnych do wyboru Produktów jest zawężana na podstawie wybranego Zamówienia;
-
Faktura - umożliwia stworzenie Zgłoszenia dotyczącej Faktury znajdującej się w Systemie;
-
Pozycja faktury - umożliwia stworzenie Zgłoszenia dotyczącego jednej z pozycji Faktury znajdującej się w Systemie;
-
-
Klasyfikacja typu zgłoszenia - patrz: Klasyfikacja zgłoszeń - opcja wymagana;
-
Kategorię zgłoszenia – jedna kategoria może być przypisana do wielu Typów zgłoszeń, ale każdy Typ zgłoszenia może mieć przypisaną tylko jedną kategorię. Pole obowiązkowe.
-
Domyślnie przypisany operator, który będzie odpowiedzialny za obsługę danego Typu zgłoszenia oraz powiadamiany o zmianach. Można wybrać:
-
jednego z Operatorów;
-
Opiekuna - wówczas jako operator danego Zgłoszenia domyślnie będzie wyznaczony Opiekun danego Oddziału kontrahenta, w imieniu, którego złożono Zgłoszenie. Jeśli do danego Oddziału kontrahenta jest przypisanych więcej Opiekunów, jako Domyślnie przypisany operator zostanie wyznaczony pierwszy na liście.
-
-
Strategia powiadamiania - można tu określić, czy powiadamianie o danym Typie zgłoszenia ma być wysyłane zawsze, czy tylko wtedy, kiedy Zgłoszenie jest nieprzypisane. Pole obowiązkowe;
-
Adresy e-mail powiadomień - można dodać adresy e-mail, na które mają przychodzić powiadomienia o złożeniu danego Typu zgłoszenia;
-
Grupy oddziałów kontrahentów - pozwala określić czy dany Typ zgłoszenia ma być powiązany z Grupami oddziałów kontrahenta.
Klasyfikacja zgłoszeń
Klasyfikacja zgłoszeń umożliwia korzystanie z modułu w różnych zakresach, prezentowanych oddzielnie w Sklepie np. Reklamacje i Zapytania. Klasyfikacja jest przypisywana do Typu zgłoszenia w trakcie jego tworzenia. Może też być też edytowana. Opcję tworzenia Zgłoszenia o danej Klasyfikacji będzie można dodawać do Menu głównego/Stopki () jako osobne pozycje.
Aby dodać Klasyfikację zgłoszeń, należy kliknąć przycisk Dodaj klasyfikację, a następnie podać jej nazwę, wyznacznik, który będzie składową adresu URL oraz prefiks, używany do rozróżnienia różnych numerów Zgłoszeń pochodzących z różnych Klasyfikacji. Opcjonalnie można też dodać opis, który będzie widoczny w Sklepie po przejściu do danej Klasyfikacji.
W trakcie tworzenia nowego Typu zgłoszenia wybranie Klasyfikacji jest obowiązkowe. Aby edytować Klasyfikację Typu zgłoszenia, należy wybrać opcję Edytuj pod ikoną 'koła zębatego' w kolumnie Operacje, przy danym Typie.
Aby dodać Klasyfikację do Menu Głównego (), należy po kliknięciu przycisku Dodaj pozycję menu wybrać Zgłoszenie i z listy wybrać daną Klasyfikację i zapisać ustawienie. Analogicznie, aby dodać Klasyfikację do Stopki (), należy dodać panel z odnośnikami (lub edytować istniejący), a następnie po kliknięciu przycisku Dodaj pozycję panelu wybrać Zgłoszenia i wybraną Klasyfikacje.
Atrybuty zgłoszeń
W celu dodatkowej klasyfikacji zgłoszeń lub w przypadku potrzeby wymuszenia na zgłaszającym dostarczenia dodatkowych informacji do Zgłoszenia można dodać atrybuty. Aby dodać Atrybut zgłoszeń, należy po kliknięciu w ikonę Dodaj atrybut zdefiniować jego nazwę i typ.
Obsługiwane są następujące Typy atrybutów:
-
liczbowy,
-
logiczny,
-
data,
-
zakres czasowy,
-
tekstowy,
-
tekstowy rozszerzony.
Dla typów: liczbowy, data i tekstowy można w tym miejscu określić również czy atrybut Przyjmuje zdefiniowane wartości. Jeśli opcja zostanie zaznaczona, po dodaniu atrybutu będzie można na jego karcie dodać/usunąć te wartości.
W trakcie tworzenia atrybutu można również określić czy atrybut jest Aktywny, Wymagany oraz jego widoczność w Sklepie i/lub Panelu Administracyjnym.
Wartości te, podobnie jak nazwę atrybutu można edytować na jego karcie. Nie można natomiast edytować typu atrybutu oraz typu wartości. Nie można również usunąć dodanego atrybutu.
Po zdefiniowaniu atrybutu można określić, z jakimi Typami zgłoszeń ma on być powiązany. Jeden atrybut może być przypisany do wielu typów zgłoszeń. Opcja Edytuj powiązania atrybutów dostępna jest pod ikoną operacji (koło zębate) na liście atrybutów.
Konfiguracja ogólna
Kontrola reklamowanej ilości
Jeśli opcja będzie aktywna, wprowadzana ilość reklamowanej pozycji będzie kontrolowana w stosunku do ilości zakupionej.
Blokuj możliwość zmian po wprowadzeniu zgłoszenia
Można zablokować edycję wprowadzonego Zgłoszenia. Gdy blokada jest aktywna, Użytkownik w Sklepie nie może edytować Zgłoszeń, dodawać nowych komentarzy i załączników ani zmieniać statusu.
Lista Zgłoszeń
Po wejściu do modułu widoczna jest lista Zgłoszeń zawierająca informacje:
-
Numer Zgłoszenia - obok numeru dostępna jest ikona wielokropka, pod którą dostępne są Operacje na Zgłoszeniu. Obok numeru może być również wyświetlana ikonka strzałki, jeśli Zgłoszenie zostało przesłane do ERP.
-
Identyfikator zewnętrzny Zgłoszenia - jeśli został nadany;
-
Temat Zgłoszenia;
-
Nazwa Oddziału kontrahenta, którego dotyczy Zgłoszenie;
-
Informacja o Grupach oddziałów kontrahentów, z którymi powiązany jest Typ tego Zgłoszenia. Jeśli ustawiono tylko jedną Grupę dla danego Typu, podana będzie jej nazwa, jeśli Grup wybrano więcej, wyświetlana będzie liczba Grup, a po najechaniu wyświetli się tooltip z wymienionymi nazwami tych Grup;
-
Informacje o Zgłaszającym danego Zgłoszenia - imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, jeśli podano;
-
Klasyfikację danego Zgłoszenia;
-
Typ danego Zgłoszenia;
-
Kategorię danego Zgłoszenia;
-
Datę utworzenia;
-
Status danego Zgłoszenia.
Po zaznaczeniu co najmniej jednego Zgłoszenia nad listą pojawi się opcja Operacje grupowe - patrz: Operacje grupowe na Zgłoszeniach
Operacje na Zgłoszeniu
W kolumnie Numer, obok numeru danego Zgłoszenia znajduje się ikona wielokropka, pod którą dostępne są opcje zarządzania danym Zgłoszeniem:
-
Obserwuj/Przestań obserwować - opcja pozwala na przypisane jako Obserwator lub zaprzestanie obserwowania danego Zgłoszenia przez aktualnie zalogowanego Operatora;
-
Statusy, które można ustawić dla danego Zgłoszenia - dostępne opcje zależne są od etapu, na jakim znajduje się dane Zgłoszenie, mogą to być np.: "Rozpocznij", "Zaczekaj na odpowiedź" "Rozwiąż", "Odpowiedz". Po wybraniu danego Statusu wyświetlone zostanie okno, w którym można dodać komentarz, do zmiany. Jeśli komentarz taki ma być widoczny również dla Użytkownika w Sklepie, należy zaznaczyć tę opcję pod oknem wpisywania komentarza. Status zostanie zmieniony dopiero po kliknięciu 'Zapisz', nawet jeśli pole komentarza pozostanie puste. Zamknięcie/Anulowanie okna wpisywania komentarza, nie spowoduje zmiany Statusu.
-
Dodaj obserwatora - opcja pozwala na przypisanie jako Obserwatora danego Zgłoszenia, Operatora. Jako Obserwator może być przypisany Operator, który ma dostęp do modułu Zgłoszeń.
Operacje grupowe na Zgłoszeniach
Operacje grupowe dostępne są po zaznaczeniu co najmniej jednego Zgłoszenia. Dokonywane zmiany dotyczą wszystkich zaznaczonych Zgłoszeń. Dostępne są opcje:
-
Zmień status, opcja pozwala ustawić Status dla zaznaczonych Zgłoszeń - dostępne opcje zależne są od etapu, na jakim znajduje się dane Zgłoszenie, mogą to być np.: "Rozpocznij", "Zaczekaj na odpowiedź" "Rozwiąż", "Odpowiedz". Po wybraniu danego Statusu wyświetlone zostanie okno, w którym można dodać komentarz, do zmiany. Jeśli komentarz taki ma być widoczny również dla Użytkownika w Sklepie, należy zaznaczyć tę opcję pod oknem wpisywania komentarza. Status zostanie zmieniony dopiero po kliknięciu 'Zapisz', nawet jeśli pole komentarza pozostanie puste. Zamknięcie/Anulowanie okna wpisywania komentarza, nie spowoduje zmiany Statusu.
-
Dodaj obserwatora - opcja pozwala na przypisanie jako Obserwatora danego Zgłoszenia, Operatora. Jako Obserwator może być przypisany Operator, który ma dostęp do modułu Zgłoszeń.
Szczegóły Zgłoszenia w Panelu Administracyjnym
Do szczegółów danego Zgłoszenia można przejść, klikając w jego numer na Liście zgłoszeń. Są one również wyświetlane po dodaniu Zgłoszenia w Panelu Administracyjnym.
W nagłówku Zgłoszenia, który widoczny jest u góry po lewej stronie szczegółów Zgłoszenia, prezentowany jest temat Zgłoszenia oraz jego numer. Jeśli Zgłoszenie zostało przesłane do ERP, obok widoczna będzie ikona strzałki. U góry po prawej stronie szczegółów Zgłoszenia prezentowana jest etykietka z aktualnym statusem zgłoszenia oraz przyciski zmiany Statusu. To jakie przyciski są aktualnie widoczne, zależne jest od Statusu zgłoszenia.
Szczegóły Zgłoszenia podzielono na zakładki:
-
Zgłoszenie - zawierającą wszystkie informacje na temat Zgłoszenia;
-
Historia zgłoszenia - zawierająca listę wszystkich zmian dokonywanych w ramach Zgłoszenia;
Szczegóły Zgłoszenia - dane
W zakładce Zgłoszenia w szczegółach danego Zgłoszenia prezentowane są sekcje:
-
Dane zgłoszenia - prezentujące Typ i Kategorie oraz Datę utworzenia i Identyfikator zewnętrzny danego Zgłoszenia. Po najechaniu na pole Typ dostępna jest opcja edycji, która pozwala na zmianę również Kategorii oraz danych pozycji tego Zgłoszenia;
-
Treść zgłoszenia - w której prezentowany jest Temat oraz informacje podane w opisie do Zgłoszenia. Dane te można w tym miejscu edytować.
-
Zgłaszający - zawierająca:
-
Dane twórcy Zgłoszenia - imię i nazwisko, adres e-mail oraz numer telefonu. Dane te można edytować.
-
Dane Oddziału kontrahenta w imieniu, którego utworzone zostało Zgłoszenie - nazwa oraz numer NIP;
-
| Dane te są widoczne tylko dla uprawnionych Operatorów. |
-
Obserwujący - prezentowane są dane obserwatora Zgłoszenia - imię, nazwisko, adres e-mail. Istnieje również opcja dodawania obserwatorów - przycisk "Dodaj obserwatora" oraz usuwania obserwatorów - czerwona ikonka 'x'
-
Pozycje zgłoszenia - w sekcji prezentowane są informacje o pozycji Zgłoszenia, które zostały podane przy jego tworzeniu/edycji typu Zgłoszenia. Wyświetlane pola są zależne od wybranego Typu zgłoszenia i jego Strategii.
-
Załączniki - w sekcji prezentowane są załączniki do Zgłoszenia. Po najechaniu na kafelek danego załącznika pojawią się przyciski pozwalające na pobranie danego załącznika (strzałka) lub jego usunięcie (kosz). Po kliknięciu "Dodaj załącznik" wyświetli się okno dodawania załącznika, jeśli dany załącznik ma być widoczny dla klienta, czyli Użytkownika w Sklepie, należy zaznaczyć taką opcję. Opcja dodawania załączników widocznych dla klientów dostępna jest tylko dla uprawnionych Operatorów.
-
Komentarze - w sekcji prezentowane są wszystkie komentarze do Zgłoszenia, również te dodane podczas zmiany Statusu Zgłoszenia. W polu każdego komentarza prezentowana jest imię i nazwisko autora, data utworzenia komentarza oraz informacja o tym, czy jest to komentarz widoczny dla klienta (widoczny również w Sklepie), czy tylko wewnętrzny (widoczny tylko w Panelu Administracyjnym). Nad listą dostępna jest opcja wyboru czy komentarze mają być posortowane od najnowszych, czy od najstarszych. Możliwe jest usunięcia komentarza - czerwona ikonka 'x'. Pole dodawania komentarza dostępne jest poniżej listy komentarzy. Obok przycisku dodawania, dla uprawnionych Operatorów dostępny jest również przełącznik widoczności dla klienta.
Historia zmian w szczegółach Zgłoszenia
W zakładce prezentowane są wszystkie zmiany w Zgłoszeniu z wyjątkiem dodawania/usuwania obserwatorów Zgłoszenia.
Historia zawiera informacje o tym, jakie dane zostały dodane/usunięte/zastąpione, adres e-mail autora zmian oraz datę i godzinę dokonania zmiany.
Poszczególne typy zmian oznaczone zostały różnymi ikonami i różnymi kolorami, aby ułatwić zapoznawanie się z Historią zmian.
Historię zgłoszeń można wyświetlać od najstarszych lub od najnowszych zdarzeń.
